documentbg

DOCUMENT CAPTURE

OCR DLA BIZNESU. POZNAJ OPROGRAMOWANIE DO SKANOWANIA FAKTUR

OGRANICZ ILOŚĆ DOKUMENTÓW DZIĘKI DOCUMENT CAPTURE

Document Capture to nowoczesne rozwiązanie biznesowe, oparte na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition), usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji Document Capture z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu ERP. Tam zaś, każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki Web. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów.

PROCES SKANOWANIA DOKUMENTÓW

Korzystając z Document Capture oraz technologii OCR, masz możliwość szybkiego skanowania oraz współdzielenia dokumentów w całej organizacji. Cały proces rozpoczyna się w miejscu fizycznego odbioru dokumentów. Następuje ich zeskanowanie, rejestracja i wysyłka do systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Skanowanie dokumentu może być wykonane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych, a także dedykowanych skanerów dokumentów.

PRZETWARZANIE PLIKÓW PDF

Coraz częściej dokumenty typu faktury zakupu, czy zamówienia są dostarczane do odbiorców w formie plików PDF. Document Capture daje możliwość pobierania plików w danym rozszerzeniu bezpośrednio do Dynamics NAV ze zdefiniowanych folderów serwera plików, bądź adresów e-mail. Dodatkowo, rozwiązanie umożliwia jednoczesne importowanie oraz przetwarzanie zabezpieczonych plików PDF, które wcześniej musiały być drukowane i ponownie skanowane.

TECHNOLOGIA OCR

Document Capture korzysta z nagradzanej oraz doskonale znanej technologii OCR ABBY FineReader, która służy do rozpoznawania tekstu z dokumentów. Dzięki temu, rozwiązanie zapewnia wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków i liter w ponad 180 językach.

INNE TYPY DOKUMENTÓW

Dzięki technologii OCR – Document Capture obsługuje szerokie spectrum dokumentów. Zdefiniowanie dowolnych szablonów umożliwia przetwarzanie zamówień zakupu, umów, certyfikatów, dyplomów, czy porozumień. Istnieje możliwość dowolnego definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.

ANALIZA DOKUMENTÓW

Rozbudowany silnik Document Capture umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Omawiane rozwiązanie biznesowe, automatycznie rozpoznaje źródło pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu. Warto wspomnieć, że szablony można optymalizować pod względem zasad walidacji i wymagań zapewniających całkowitą zgodność zarejestrowanych danych z normami oraz przepisami stosowanymi w systemie ERP – Microsoft Dynamics NAV.

Dowiedz się więcej o możliwościach Document Capture.

Pobierz folder z naszego Centrum Wiedzy.

Pobierz

FAKTURY ZAKUPU ORAZ AKCEPTACJA

Jeśli dana faktura zakupu wymaga akceptacji, do użytkownika akceptującego zostaje wysłana stosowana informacja za pośrednictwem e-mail. Wówczas system oczekuje na „zwolnienie” faktury do momentu, aż wszyscy wymagani użytkownicy ostatecznie zaakceptują dokument. W trakcie całego procesu, użytkownicy akceptujący korzystają z możliwości podglądu oryginalnego dokumentu za pośrednictwem własnego ekranu. Mogą także dodawać komentarze oraz załączać pliki. Document Capture umożliwia przeglądanie historii całego procesu akceptacji i udostępnianie narzędzi, które pozwalają na skuteczne i szybkie administrowanie całym procesem. Korzystając z rozwiązania, jakim jest Document Capture, istnieje możliwość połączenia zamówienia zakupu z zeskanowaną fakturą zakupu, a także umożliwia automatyczną akceptację faktury, w przypadku gdy różnica kwot mieści się w zdefiniowanej dopuszczalnej tolerancji.

ARCHIWIZACJA

Wszystkie wcześniej zeskanowane dokumenty przechowywane są w postaci plików, we formacie PDF/A. Dostęp do nich jest możliwy poprzez system ERP Dynamics NAV. Gdy dokument został zarejestrowany z numerem konta, bądź wymiarem, możliwe jest proste dotarcie do oryginału poprzez funkcję „Nawiguj”. W pozostałych przypadkach, możliwe jest wyszukiwanie pełnotekstowe, zgodnie z zawartością dokumentu. Funkcja ta działa zarówno na zarejestrowanych polach szablonu, jak i w całym zakresie tekstu oryginalnego dokumentu, co dodatkowo umożliwia odnajdowanie specyficznych informacji związanych z dostawcą, bądź treścią umowy. Archiwum, o nazwie Data Capture, umożliwia szybki i bezpośredni dostęp do oryginalnych dokumentów.

tablesinoffice

PROSTE PROCESY ADMINISTRACYJNE

KORZYSTAJ Z NOWOCZESNEJ TECHNOLOGII OCR

TECHNOLOGIA OCR DLA KAŻDEJ BRANŻY

Narzędzie biznesowe, jakim jest Document Capture, oparte na technologii OCR, cieszy się z roku na rok coraz szerszym zainteresowaniem wśród firm ze wszystkich branż. Jest idealnym rozwiązaniem dla wszystkich organizacji, niezależnie od ich wielkości, bądź branży.

 

Technologia OCR została stworzona z myślą o firmach, które chcą zminimalizować ilość papierowych dokumentów i makulatury oraz usprawnić procesy administracyjne.

PAKIET FUNKCJONALNOŚCI

  • Skanowanie dokumentów możliwe jest przy pomocy lokalnych i zdanych serwerów, bezpośrednio do systemu Dynamics NAV
  • Automatyczne pobieranie i rejestracja dokumentów PDF nie wymaga dodatkowego oprogramowania
  • Wykorzystanie technologii OCR ABBYY FineReader umożliwia precyzyjne rozpoznawanie wszystkich znaków w ponad 180 językach i dialektach
  • Możliwość przetwarzania zabezpieczonych wcześniej dokumentów PDF
  • Automatyczne rozpoznawanie dostawców zarejestrowanych w systemie ERP – Dynamics NAV
  • Duże możliwości kontroli, dotyczy m.in. kwoty VAT, terminów płatności
  • Automatyczny dobór użytkowników akceptujących, w zależności od dostawcy, wymiarów i kwoty faktury
  • Automatyczna, wstępna rejestracja faktur
  • Dopasowanie zamówienia do faktury, z dodatkową możliwością automatycznej akceptacji faktur
  • Dopasowanie zamówienia do faktury, z dodatkową możliwością automatycznej akceptacji faktur
  • Sposobność korekty wymiarów i konta księgi głównej na poziomie wiersza przez księgowego i użytkownika akceptującego
  • Możliwość otwarcia oryginalnego dokumentu, w dowolnym miejscu, za pośrednictwem Dynamics NAV
  • Indeksowanie dokumentów zgodnie z datą oryginalnego dokumentu
  • Pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów bezpośrednio z systemu Dynamics NAV
  • Szerokie możliwości dostosowania do różnych typów dokumentów